电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

于泽昕


　　电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

　　纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件?如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等　下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

　　电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５—１５年。

二、环境条件影响的差异

　　１、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为１４℃— ２４℃，相对湿度为４５％— ６０％，而保存电子文件的理想温度为１６℃—２０℃，相对湿度为４０％±５％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

　　２、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

　　３、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

　　４、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解?氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线?特别是紫外线　对电子文件的破坏力更大。有害气体?主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等　具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基?带基　老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基?带基　老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

　　纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

　　纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

　　目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志?如印签、花纹等　隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
新疆维吾尔自治区伊犁哈萨克自治州人民政府


关于印发伊犁州直村委会民事民议工作规则的通知

伊州政办发〔2007〕161号


自治州直属各县市人民政府，州人民政府各部门、各直属机构，霍尔果斯、都拉塔口岸管委会：
《伊犁州直村委会民事民议工作规则》已经自治州人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。



二○○七年十月二十九日


伊犁州直村委会民事民议工作规则

为进一步推进村委会民主管理进程，提升村委会自我服务、自我管理的能力，维护农牧民的合法权益，根据建设社会主义新农村的要求和《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》（国办发〔2004〕4号）精神，本着“民事民议、民事民决、民事民办、民事民督”的工作思路，结合州直村级经济和社会发展的现状以及村委会的具体情况，制定本工作规则。
一、村委会民事民议从“一事一议”着手。“一事一议”是指村委会为发展集体生产、公共设施、公益事业等关系民生的村级事务，集中民智要向村民筹资筹劳需召开专题会议讨论决定的活动。
二、“一事一议”是落实“民事民议、民事民决、民事民办、民事民督”民主管理，向村民筹资筹劳的有效的组织形式。
三、筹资筹劳必须坚持“一事一议”。本着“民主决策、村民自愿、群众直接受益、量力而行，事前预算、上限控制、管理规范”的原则，按照年初预算，一年一定，使用公开，群众监督，上级审计的程序进行。
四、筹资筹劳由村党支部会同村委会根据本村实际，统筹考虑，提出计划，广泛征求意见，需要村民出资出劳的项目、数额及减免等事项，应当经村民会议或者经村民会议授权由村民代表会议讨论通过，并按要求和程序报批备案实施。
五、“一事一议”的组织者是村党支部和村委会，决策者是村民或村民代表大会，执行者是村民委员会，监督者是村民或村民代表。
六、筹资筹劳的范围必须是本村范围内的建设和发展的项目。包括村内农田水利基础建设、村级道路修建、植树造林、人畜饮水工程、公共卫生文化娱乐设施、农业综合开发有关的土地治理项目和村民认为需要兴办的集体生产生活的其他公益事业项目。
七、筹资筹劳的对象由村民会议或村民代表会议讨论确定。筹资的对象为本村户籍在册人口（人群）、或者所议事项受益人口（人群）；筹劳对象为本村在册人口（人群）中的劳动力；户籍不在本村，但在本村居住满一年（含一年），并享用本村生活和生产资源的居民，经讨论确定后，须纳入筹资筹劳对象。
八、向村民筹集的资金归村民集体所有、使用，由村民委员会负责管理。筹集的资金应单独设立帐户、专户储存、单独核算、专款专用，不得平调或挪用。
九、村委会要建立健全财务管理和劳务管理制度。科学合理地使用筹集到的资金和劳务。村民理财小组负责对筹资筹劳情况实行事前、事中、事后全程监督。筹资筹劳项目结束后，民主理财小组对筹资筹劳的管理使用情况进行审核，及时定期张榜公布，向村民公开、接受村民的监督。
十、规范民事民议中“一事一议”的程序和做法，按照“五个步骤、八个环节”展开工作。
五个步骤：即民意调查选事，保障村民的知情权；公开公正亮事，保障村民的参与权；回访调查审事，保障村民的表达权；群众票决定事，保障村民的决策权；全程公开督事，保障村民的监督权。
八个环节：一是收集民意，了解群众要求。村“两委”通过召开村民代表大会、了解村情民意、走访农户、发放调查问卷等形式，了解广大群众最想解决的问题有哪些，最想知道村里的重大问题是什么，最想让干部做的事情是什么，然后对群众的意见和建议进行整理归类；二是“两委”研究，拟定初步方案。召开村“两委”会议、党团员会议、村民代表会议，对梳理归类的意见、建议进行讨论，形成解决问题的初步方案；三是动员群众，广泛征求意见。充分利用村务公开栏、广播、文化墙、明白纸等方式方法，将初步方案告知群众，让群众充分参与和表达，并对方案提出修改意见和建议；四是吸纳群众意见，修正完善方案。召开“两委”和村民代表会议，集中民智，充分酝酿讨论，修正、完善方案，形成最佳执行方案；五是户户签字，表决通过执行方案。完善后的方案，告知村民，并得到85%以上的村民户代表签字表决通过；六是分解任务，明确落实责任。明确工作任务和责任，按照所居地段、片区划分，层层量化分解，责任到村民小组或户；七是“两委”负责，保质保量限时组织实施。按照“谁主管谁负责”和“谁的任务谁落实”的原则，实行“两委”负责督办、落实，实施过程中，要建立工作台帐，不定期督查，限时按要求完成；八是公布结果，接受群众监督。对方案的落实情况，村级组织要建立“一反馈、三公开”制度（即及时将情况向群众反馈，实行全程公开，真实公开，经常公开）。